DJABARPOS.COM, Tangerang Selatan – Mendikbudristek, Nadiem Anwar Makarim telah mengeluarkan Peraturan Nomor 20 Tahun 2022 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi pada 26 April 2022, guna mewujudkan pengelolaan kearsipan yang komprehensif, terpadu, akuntabel, efektif, dan efisien. Untuk itu, Kemendikbudristek melalui Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa, menyelenggarakan sosialisasi peraturan penyelenggaraan kearsipan tahap pertama di Universitas Terbuka (UT), Tangerang Selatan, pada 24 s.d. 26 Agustus 2022.

Sekretaris Jenderal Kemendikbudristek, Suharti mengatakan kegiatan sosialisasi ini penting agar arsip yang tercipta dari kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja di kementerian dapat dikelola sesuai kaidahnya. “Kita tahu bahwa arsip merupakan sumber sejarah. Tidak akan ada sejarah kalau kita tidak punya arsip. Semua kebijakan-kebijakan yang pernah dilakukan oleh Kemendikbudristek mulai dari zaman dulu dalam pelaksanaannya merupakan sejarah yang perlu diketahui oleh semua,” terang Suharti dalam sambutannya saat membuka acara di Universitas Terbuka Convention Center (UTCC), Tangerang Selatan, pada Rabu malam (24/8/2022).

Suharti menyampaikan, informasi arsip, baik yang mempunyai nilai guna primer yaitu yang masih berguna bagi organisasi, maupun sekunder yang sudah tidak bernilai guna bagi organisasi tetapi bernilai guna kesejarahan harus tetap diselamatkan. “Arsip tidak hanya sebagai sumber dari informasi, tetapi arsip juga sebagai sumber ingatan. Kita sebagai manusia sangat terbatas daya ingatnya sehingga arsip menjadi suatu keniscayaan yang harus tetap dijaga karena luar biasa manfaatnya,” kata Suharti.

Untuk itu, kata Suharti, dalam penyelenggaraan kearsipan, seluruh unit kerja di lingkungan Kemendikbudristek perlu memedomani dan mengimplementasikan Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022, khususnya dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusunan arsip.

“Dengan adanya Permendikbudristek yang baru ini, tentunya menjadi pembelajaran agar pengelolaan kearsipan di Kemendikbudristek menjadi jauh lebih baik lagi,” ujar Suharti.

Sebagai salah satu aspek dalam pedoman evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi, Suharti juga menyampaikan kualitas pengelolaan arsip diukur dengan Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). “Jadi jangan dianggap bahwa kearsipan itu hal yang tidak penting. Kita dinilai, bagaimana cara membuktikan bahwa kita (pengelola arsip) baik di dalam pengelolaan kearsipan dengan membuktikan hasil penilaian oleh ANRI juga baik,” tuturnya.

Sementara itu, sebagai pengelola kearsipan terbaik di tingkat perguruan tinggi, Rektor UT, Ojat Darojat mengatakan Universitas Terbuka akan memberikan contoh yang baik kepada para peserta dalam pengelolaan kearsipan. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik, efektif, dan efisien banyak sekali dampak dan manfaat yang dirasakan institusinya.

”UT sudah lama melakukan digital arsip sehingga sangat memudahkan UT dalam penyelenggaraan pendidikan jarak jauh. Tentu kami sangat mendukung sosialisasi ini karena kami tahu bahwa ini merupakan hal yang sangat penting, bukan hanya dipahami tapi juga diimplementasikan oleh masing-masing satuan kerja,” imbuh Rektor Ojat.

Lebih lanjut, Kepala Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa, Kemendikbudristek, Triyantoro dalam laporannya menyampaikan tujuan dari pelaksanaan kegiatan sosialisasi ini adalah memberikan pemahaman terkait penyelenggaraan kearsipan yang meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip sehingga terwujud kesepahaman dan keseragaman tata kelola kearsipan di seluruh unit kerja Kemendikbudristek.

“Kami berharap para peserta dapat memahami materi sosialisasi dan mengimplementasikannya dalam praktik pengelolaan kearsipan di masing-masing unit kerja,” harap Tri.

Adapun agenda kegiatan sosialisasi ini antara lain penyampaian kebijakan penyelenggaraan kearsipan Kemendikbudristek, penjelasan abstraksi Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 dan Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 22 Tahun 2022, implementasi Naskah Dinas di dalam penciptaan arsip, penjelasan batang tubuh dan lampiran Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022, pengawasan kearsipan internal, serta kunjungan ke Unit Kearsipan di Universitas Terbuka.

Tri juga menyampaikan kegiatan sosialisasi Permendikburistek Nomor 20 tahun 2022 akan dilaksanakan dalam tiga tahap. Tahap pertama yang dilaksanakan kali ini diikuti oleh para Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha, Pengelola Persuratan, dan Pengelola Kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Dasar, dan Pendidikan Menengah, dan Direktorat Jenderal Kebudayaan serta Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bawahnya.

“Kami berharap seluruh peserta dapat secara aktif mengikuti seluruh rangkaian kegiatan dan menggali setiap materi sosialisasi sehingga menghasilkan output dan outcome yang kaya dan bermanfaat untuk peningkatan kualitas pengelolaan arsip,” pungkasnya. (Arsy)